TOPLANTI YAPMANIN İNCELİKLERİ

Coşkulu ve azimli kişilerle toplantı yapmak, herkesin içindeki çalışma isteğini artırır. Tabii ki internet üzerinden yapılan bir toplantı olmamak şartıyla! Evet, internetin sağladığı imkânları ben de takdir ediyorum. Ama insanların aynı odadayken sağlayacakları fiziksel etkileşimin, onları motive eden bir tarafı vardır. Elektronik ortamdaki etkileşim, ekiplerin fiziksel olarak toplanmasıyla ortaya çıkan sinerjinin yerini tutamaz.

İnsanlarla ilgili olan işler, onların birbirleriyle fiziksel olarak bağlantı kurmalarını, hayallerini paylaşmalarını ve başarılarını kutlamalarını gerektirir. Ancak bu gibi toplantılar iyi planlanmalıdırlar.

Böylesi toplantıları düzenlemeyi önemseyen bir lideriniz varsa şanslısınız demektir. Onların peşini bırakmayın, yardımlarına koşun. Lideriniz, bu organizasyonları düzenli olarak yapıyorsa katılımınız, vakit geçirmek istediğiniz kişilerin katılımlarına bağlı olmasın. Unutmayın; devamlılık, liderlik becerilerinizi geliştirir.

Eğer ekibinizin, bu tür toplantılara ev sahipliği yapma alışkanlığı yoksa bunu siz yapın. İnsanlarla bir arada bulunmaktan doğan güçten faydalanın. Ama önce insanları toplayabilme becerisini edinmeniz gereklidir. Toplanmalarını sağladığınızda eğer bunun önemli bir şey olduğunu düşünmezlerse bir dahakine gelmezler. Beş yüz kişilik bir toplantı salonuna elli kişi toplamak, grup içinde kuvvetli bir heyecan dalgası yaratmanızı engelleyebilir. Toplantı odasını büyük tutup tamamının dolmasını beklemek abestir. Bu, büyük düşünmek değildir. Daha küçük bir oda ayarlayıp ağzına kadar doldurmak daha iyidir. Gereken sinerjiyi, insanları birbirlerine yakın olacakları bir yerde toplayarak yaratabilirsiniz. Ulaşmanız gereken enerji budur!

Birkaç telefon numarası çevirip birkaç e-posta yollayarak büyük bir kalabalığın toplanmasını beklemeyin. Bu oyunda önayak olma, davet etme, hatırlatma ve söz alma gibi unsurlar vardır. Olayı insanların gözünde büyütecek ve sabırsızlıkla beklemelerini sağlayacak bir şeyler yapın.

Bir oda ayarlamakla iş bitmez. Sakın tüm enerjinizi insanları toplamaya harcayıp sonra da yarım yamalak bir programla karşılarına çıkma hatasına düşmeyin. Katılımın yüksek olmasını sağlamak, çok uğraş ister. Birçok lider, bu işin kendilerini ne kadar yoracağını tahmin bile edemezler. Organizasyonun ayrıntılara çok fazla duygusal ve zihinsel enerji harcamış olan yorgun liderler, konuşmalarında, önceden hazırlanamadıkları için gelişigüzel lâflar ederler.

İnsanlara ilham verecek şeyler söyleme sorumluluğunu siz üstlendiyseniz katılımın yüksek olmasını sağlama görevini bir başkasına devredin. Ancak bu şekilde enerjinizi hazırlığa verebilirsiniz. Toplantıya olan ilginin artmasını istiyorsanız güvendiğiniz bir konuşmacıyı yardıma çağırın.

İnsanları, verimi artırmak için bir araya getirirken bütün önemli işleri kendi başınıza üstlenmeniz, sizi hayal kırıklığına uğratabilir. Toplantı bittiğinde en çok enerji kazanan, olayı düzenleyen kişi olmalıdır. Böyle bir organizasyon yapmak için kendinizi çok yorarsanız bir dahakini yapmaya hevesiniz kalmaz!

Toplantı sırasında, bulunduğunuz yer adeta bir enerji santraline dönüşebilir. Ama bu enerjiden faydalanmak için ivmeyi devam ettirmeniz gerekir. İnsanlar, ilkinden memnun kalırlarsa sonraki toplantıya yeni insanlar çağırmak için istekli olurlar. Enerjiniz bittiği için bir sonraki toplantıyı çok ileri bir tarihe atarsanız ilkinin yarattığı etkiden faydalanamazsınız.

İnsanları verimli bir şekilde toplamanın, üç temel noktası vardır:

1) Doğru yeri seçmek.

2) İnsanları oraya çekmek.

3) Coşku verecek bir konuşma yapmak.

Toplantıya katılacak olanların sayısı az olsa bile bu üç maddeyi yerine getirmek, tek bir kişinin boyunu aşar. Bunu, bir ekip işi haline getirin. Üç maddeden ikisini doğru yapmak bile yeterli değildir. Başarıyla yapılan bir toplantı, ekibin ruhunu şevkle doldurmak için çok verimli bir yoldur. Coşku veren ve enerji yüklü organizasyonlar, internet üzerinden yapılan toplu faaliyetlerin birçoğundan daha üstündürler. İçine kapanık kişiler bile başkalarıyla bir arada olmaya can atarlar. Güzel bir toplantı yapın. Sonra da herkesin, o heyecanı tekrar yaşamak için bir dahaki toplantıyı nasıl iple çektiklerini görün. Sadece, insanlar bir aradayken ortaya çıkan bir enerji türü vardır. Şirketinizin, bu enerjiyi sağlayabilecek türden bir toplantı yapma imkânı bulunuyorsa insan ruhunun özlem ve ihtiyaç duyduğu o coşku dolu insani etkileşimden siz de yararlanabilirsiniz.